Vacature: Multifunctionele Office Manager (16-24 uur)

Ben jij dat organisatietalent dat op kantoor alle ballen in de lucht houdt? En combineer jij dit moeiteloos met administratieve taken? Dan ben jij wellicht de nieuwe multifunctionele Office Manager die ons Business Team komt versterken.

Software for Chemistry & Materials (SCM) is een groeiende organisatie en wij zijn op zoek naar iemand die ons kan ondersteunen bij het afhandelen van operations, administratie, HR en kantoorfuncties.

Daarom wil je bij ons werken als Office Manager:

  • Omdat jij die belangrijke spil in het web bent die graag de zaken regelt en zorgt dat alles organisatorisch en administratief op rolletjes loopt.
  • Omdat jij impact hebt op het vlotte en efficiënte verloop van bedrijfsprocessen.
  • Omdat je zelfstandig werkt en veel vrijheid hebt om je functie naar je hand te zetten.
  • Omdat jij energie haalt uit het verbinden en helpen van mensen?

Wat ga je doen?

Jouw werk omvat veel verschillende bedrijfsondersteunende taken. Laten we er een paar noemen:

organisatorische taken zoals het bijhouden van vakanties en de werkagenda, het regelen van vergaderruimtes, het boeken van hotels, archiveren, het bijhouden van kantoor- en keukenbenodigdheden. Daarnaast omvat jouw werk ook diverse administratieve taken zoals het opstellen en controleren van onkostendeclaraties en het invoeren van financiële gegevens in het boekhoudsysteem. Als HR-taken kun je werkzaamheden verwachten zoals het opstellen van werkgeversverklaringen, ervoor zorgen dat mensen hun uren registreren en dat ze hun rapporten op tijd versturen. Afhankelijk van je ervaring, opleiding, interesse en beschikbare tijd kun je aanvullende taken verwachten met betrekking tot HR, juridische en/of technische basisondersteuning.

Zo kan je werkdag eruitzien

Je dag start met het bekijken van binnengekomen e-mails. Je verwerkt de verlofaanvragen van onze mensen en zorgt dat de agenda up-to-date is. Daarna print je de verkoopfacturen, je scant de inkoopfacturen en verzamelt de bonnetjes van je collega die net terug is van een conferentie in het buitenland. Vervolgens verwerk je deze gegevens in ons boekhoudsysteem.

In de middag ga je eerst de post halen en je checkt snel of de informatie op het notitiebord up-to-date is. Tussendoor boek je een hotel voor één van onze internationale gasten en reserveer je een vergaderruimte voor een meeting. Aansluitend stel je een nieuw schema op voor de wekelijkse presentaties van je collega’s. Je vraagt nog even een toegangspas aan voor een nieuwe medewerker en je vult een werkgeversverklaring in voor je collega die een nieuw huis wil kopen. Als afsluiting van de dag check je nog even of het kantoor er tiptop uitziet.

Dit bieden we jou

Als eerste bieden we jou een informele werkomgeving waarin iedereen zich thuis voelt en waar jij jezelf kunt zijn. Wat we ook belangrijk vinden is dat jij de ruimte hebt om je privéleven te kunnen combineren met je werk. Je werktijden zijn, in overleg, flexibel in te delen en (na je inwerkperiode) heb je de mogelijkheid om vanaf thuis te werken.

Goed om te weten: na je start bij ons, gooien we je niet meteen in het diepe, maar begeleiden we je intensief zodat je snel ingewerkt bent om daarna zelfstandig aan de slag te gaan. En daarbij krijg je alle ruimte om de werkzaamheden naar je hand te zetten en op jouw manier uit te voeren.

Daarnaast kun je rekenen op:

  • Een prima salaris dat ligt tussen de € 3177 en € 4840 bruto per maand afhankelijk van ervaring. Deze bedragen zijn inclusief vakantiegeld, dertiende maand en een jaarlijkse teambonus.
  • Een prima pensioenregeling (ABP) waarvan de werkgever ongeveer 70% van de premie betaalt en 34 vakantiedagen per jaar (bij 40 uur) boven op de nationale feestdagen.
  • Een contract voor een jaar, waarbij het de bedoeling is om dit na een jaar te verlengen en om te zetten in een vast contract.

Waarom SCM jouw ideale werkplek is

  • Je organiseert en regelt graag de zaken en je houdt van gestructureerd en geordend werken.
  • Je hebt plezier in werken in een klein team. Het business team waarvan jij deel gaat uitmaken, bestaat uit ongeveer zeven mensen, inclusief de CEO, Chief Customer Officer en Finance & Control Officer.
  • Je vindt het leuk om te werken in een internationaal georiënteerde organisatie. Jouw positie binnen het bedrijf brengt interactie met alle collega’s met zich mee. Engels spreken met je collega’s is geen probleem voor jou. En voor een mail in het Engels draai jij je hand niet om.

Over SCM
SCM is een innovatief, internationaal opererend bedrijf dat wetenschappelijke software ontwikkelt die wetenschappers en bedrijven van over de hele wereld toepassen voor hoogwaardig onderzoek. Ons team van 25 personen, waaronder veel gepromoveerde onderzoekers en wetenschappelijke softwareontwikkelaars, werkt hierbij nauw samen met een groeiend aantal academische groepen en industriële partners wereldwijd. SCM is gevestigd op de VU-campus in de buurt van station Amsterdam-Zuid.

Ben jij die multifunctionele en ervaren Office Manager? Woon je in de omgeving van Amsterdam en kun je goed overweg met MS Office? Heb je minimaal je HBO-diploma en beheers jij de Nederlandse en Engelse taal uitstekend in woord en geschrift? Kom dan werken bij ons. Dan gaan wij ervoor zorgen dat je je snel thuis voelt.

Als deze functie je aanspreekt, moet je zeker reageren. Stuur je cv met motivatie waarin je aangeeft waarom deze baan bij jou past naar om@scm.com. Als jouw sollicitatie indruk op ons maakt, nodigen we je zeker uit voor een prettig kennismakingsgesprek. Je hoort in ieder geval snel van ons. Oh ja, mocht je nog iets te vragen of te melden hebben, mail of bel ons gerust.

Goed om te weten: De selectieprocedure loopt totdat de functie vervuld is, dus wacht niet te lang met reageren.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

Key concepts